Conservation des documents à disposition de l’urssaf
Désormais, la conservation des documents tenus à disposition de l’URSSAF peut se faire sous support informatique.
Il s’agit des documents ou pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations sociales.
Vous devez conserver ces documents pendant une durée au moins égale à 6 ans à compter de la date de leur établissement ou de leur réception.
Un Arrêté du 23 mai 2019 fixe les modalités de numérisation et de conservation de ces pièces et documents tenus à disposition de l’Urssaf.
La numérisation des documents
Vous devez réaliser la numérisation des documents dans des conditions garantissant la reproduction du document à l’identique.
Elle doit être la copie conforme à l’original en image et en contenu.
Les couleurs doivent être respectées.
Le traitement d’images n’est pas permis.
La conservation des documents
Pour garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données, il faut conserver les documents sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3).
Par ailleurs, vous devez assortir le document numérisé :
- d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- d’une empreinte numérique ;
- d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).
Enfin, il convient d’horodater chaque fichier afin de dater les différentes opérations.
Notez que vous pouvez assurer cet archivage en interne ou le confier à un tiers.
