Embaucher un 1er salarié, quelles démarches?

Embaucher un 1er salarié, implique l’ accomplissement de plusieurs formalités. Voici les étapes auxquelles vous devez penser.

1. Déterminer la convention collective applicable

La convention collective détermine un ensemble de règles qui s’applique à votre branche d’activité. Pour déterminer celle que vous devez appliquer, il convient au préalable d’identifier l’activité principale exercée par votre société.

Chaque convention collective définit les activités des entreprises qui rentrent dans son champ d’application.

Lors de l’immatriculation de votre entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), un code APE (activité principale exercée) dit aussi code NAF vous est attribué par l’INSEE. Ce code peut vous aider à identifier la convention collective applicable à votre entreprise.

Il est composé de cinq caractères, 4 chiffres et une lettre. 

Exemple : Le code APE 71.12B correspond à l’activité d’Ingénierie, études techniques.

Si vous exercez plusieurs activités, voici comment déterminer la convention collective applicable

Par ailleurs, dans certains cas, vous pouvez appliquer volontairement une convention collective.

2. Adhérer à un service de santé au travail

Embaucher un 1er salarié implique l’adhésion à un service de santé au travail (SST). Cette adhésion est obligatoire pour tout employeur quelles que soient la nature et la durée du contrat de travail.

Même si votre premier salarié est dispensé de la visite d’information et de prévention ou de l’examen médical d’embauche (voir notre étude VIP ou EME), vous devez adhérer à un SST pour le suivi du salarié. 

Il convient de choisir un SST parmi les services autorisés à exercer sur le territoire où se situe le lieu de travail. Un contrat d’adhésion lie votre entreprise au service de santé au travail et vous devrez vous acquitter d’une cotisation annuelle.

3. Adhérer au TESE

Pour embaucher un 1er salarié, vous pouvez adhérer au TESE. Le TESE a pour objectif de simplifier les démarches pour les entreprises de moins de 20 salariés. Ce dispositif en ligne, géré par l’URSSAF, constitue une interface pour : déclarer l’embauche de vos salariés, générer leurs contrats de travail et bulletins de paie, calculer automatiquement les cotisations dues et les payer. 

Il s’agit d’un système facultatif, vous êtes donc libre d’y adhérer ou non.

Toutefois, si vous y adhérez, vous aurez alors l’obligation d’utiliser le TESE pour la déclaration et le paiement des cotisations de l’ensemble des salariés de l’entreprise.

Attention : L’utilisation du TESE peut vous simplifier les démarches mais ne vous décharge pas de rédiger un contrat et d’accomplir certaines procédures. L’utilisation exclusive du TESE peut en effet être source d’insécurité juridique. Vous pouvez consulter notre article « les limites du TESE »

4. Etablir un DUERP

Dans le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP), vous devez répertorier l’ensemble des risques professionnels encourus par les salariés dans votre entreprise.

Vous devez mettre en place ce document dès l’embauche du premier salarié. Il pourra vous être demandé par l’inspecteur du travail en cas de contrôle.

Compte tenu des risques propres à certaines activités, il est recommandé de se faire accompagner pour la rédaction de ce document obligatoire qui sera affiché dans l’établissement.

Nous pouvons vous accompagner dans la rédaction de ce document.           

5. Tenir un registre du personnel

Tout employeur a l’obligation de tenir un registre du personnel sur lequel doivent figurer, dans l’ordre d’embauche et de façon indélébile: 

– les nom et prénom de chaque salarié, 

– la nationalité, date de naissance, sexe, 

– l’emploi, la qualification, 

– les dates d’entrée et, le cas échéant, date de sortie, 

– la date de l’autorisation ou de la demande d’autorisation lorsqu’une autorisation d’embauche est exigée (embauche d’un jeune de moins de 16 ans) ;

– pour les intérimaires : le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire ;

– concernant les salariés étrangers hors UE : titre et numéro du titre, avec en annexe la copie du titre ;

– s’agissant des salariés étrangers détachés en France : une copie de la déclaration de détachement en annexe du registre 

Une partie spécifique est consacrée aux stagiaires.

Ce registre unique du personnel est constamment tenu à la disposition :

• du Comité Social et Economique, le cas échéant ;
• des agents de contrôle de l’inspection du travail ;
• des agents de contrôle de l’URSSAF.

Le registre doit également être présenté au salarié qui souhaite consulter les informations le concernant.

Vous pouvez être amené à présenter le registre du personnel dans le cadre d’un litige, par exemple pour démontrer que vous avez respecté la priorité de réembauche.

6. Solliciter une aide à l’embauche, le cas échéant

Embaucher un 1er salarié peut donner lieu à des aides. De manière plus générale, des mesures gouvernementales prévoient souvent des aides pour l’embauche de salariés dans les TPE et PME. Lors du recrutement n’hésitez pas à faire un point sur les dispositifs d’aide en place.

7. Affiliation auprès d’une caisse de retraite complémentaire

Pour établir le premier bulletin de paie du salarié, vous avez besoin de savoir auprès de quelle caisse de retraite complémentaire votre entreprise adhère. Vous devez aussi connaitre les taux de cotisation qui s’appliquent à votre entreprise afin de bien renseigner la DSN.

Pour connaître les taux de cotisation ainsi que le groupe de protection sociale à appliquer, utilisez ce simulateur.

Après réception de votre première DSN, votre institution de retraite complémentaire vous adresse un certificat d’adhésion. Ce document précise les noms et coordonnées de votre caisse Agirc-Arrco ainsi que les taux des cotisations Agirc-Arrco qui s’appliquent à votre entreprise.

8. Affichages obligatoires

En tant qu’employeur, vous devez afficher certaines informations sur le lieu de travail notamment :

• les coordonnées de l’inspection du travail ;
• les coordonnées du service de santé au travail compétent pour l’établissement ;
• une signalisation rappelant l’interdiction de fumer ;
• les horaires collectifs de travail
• les modalités d’accès au document unique d’évaluation des risques professionnels;

9. Affiliation à un organisme de complémentaire santé/prévoyance

En tant qu’employeur du secteur privé, vous avez l’obligation de proposer une couverture complémentaire santé collective à vos salariés (sauf cas de dispense). Rapprochez-vous de plusieurs organismes pour comparer les offres.

Pour la mise en place d’une couverture complémentaire, vous devez établir une Décision Unilatérale de l’Employeur (DUE) qui vous permet de définir la politique menée en termes de protection sociale de vos salariés.

Si vous souhaitez ou êtes obligés de mettre en place des garanties de prévoyance, vous devez aussi établir une DUE et vous rapprochez d’un organisme de prévoyance pour vous affilier.

Pour compléter vos informations, consultez l’article “les six étapes clé à respecter lors de l’embauche“.