Les 6 étapes clés de l’embauche

Posté le 4 Nov, 2019

L’embauche est une étape clé ! Pour une collaboration reposant sur de bonnes bases, voici les 6 étapes clés à respecter lors de l’embauche d’un salarié.

Etape clé 1 Vérifier l’autorisation de travail du salarié s’il est de nationalité étrangère (hors UE)

Une fois votre décision de l’embaucher prise, votre futur salarié doit vous fournir:

  • sa pièce d’identité,
  • une copie de sa carte vitale
  • et, le cas échéant, ses diplômes requis pour le poste.

Lorsque le salarié est de nationalité étrangère (hors Union Européenne), vous devez faire une demande d’authentification de son autorisation de travail.

Au moins 2 jours ouvrables avant la date d’embauche, demandez à la préfecture d’authentifier le titre de séjour ou l’autorisation de travail de votre futur salarié ressortissant étranger.

NB : Certains titres de séjour valent déjà autorisation de travail, dans ce cas, le titre indique : « autorise son titulaire à travailler ».

Cette demande doit être adréssée à la préfecture du lieu d’embauche. Il est possible d’envoyer un courrier électronique accompagné d’une copie du titre de séjour/ autorisation de travail.

Vous recevrez ensuite un accusé de réception de la part de la préfecture.

À défaut de réponse dans les 2 jours ouvrables suivant la réception de la demande, votre obligation de s’assurer de l’existence de l’autorisation de travail est considérée comme accomplie.

Vous pouvez alors procéder aux formalités d’embauche habituelles.

Etape clé 2 : Déclarer votre salarié

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE), est une formalité que vous devez accomplir afin de déclarer l’embauche à l’Urssaf. Pour le secteur agricole, l’organisme compétent est la MSA. 

Elle permet d’accomplir plusieurs formalités:

– la déclaration d’une première embauche dans un établissement,

– la demande d’immatriculation d’un salarié au régime général de la Sécurité sociale (ou à la MSA),

– l’affiliation au régime d’assurance chômage,

– la demande d’adhésion à un service de santé au travail,

– la déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire,

– la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS)

La déclaration se fait sur internet via un formulaire à remplir sur le site www.net-entreprises.fr (ou sur le site de la MSA pour les salariés agricoles). Vous recevrez un accusé de réception en ligne.  

La DPAE doit avoir lieu au plus tôt 8 jours avant la date d’embauche et  au plus tard la veille du 1er jour du contrat

L’employeur doit ensuite remettre au salarié une copie de la déclaration préalable à l’embauche ou l’accusé de réception reçu.

Toutefois, cette obligation de remise est satisfaite dès lors que le salarié dispose d’un contrat de travail écrit mentionnant l’organisme destinataire des cotisations sociales (URSSAF ou MSA). 

Pour les TPE et les PME de moins de 20 salariés qui utilisent le TESE (Titre Emploi Service Entreprise) ou TESA (Titre Emploi Simplifié Agricole), l’ obligation de déclaration est satisfaite dès l’adhésion à ce service.

Attention: l’utilisation du TESE présente toutefois des limites.

Etape clé 3 : Organiser la visite d’embauche auprès de la médecine du travail

En principe, lorsque vous effectuez la déclaration préalable à l’embauche, l’Urssaf transmet à votre centre de santé au travail la demande de visite médicale. 

Toutefois, dans la pratique, l’Urssaf peut envoyer tardivement les déclarations aux centres de santé et ces derniers n’ont pas toujours le temps de traiter les DPAE qu’ils reçoivent.

Etant donné que vous avez l’obligation de vous assurer de l’effectivité de la visite, nous vous recommandons fortement de prendre contact avec votre centre de santé au travail afin de planifier un rendez-vous.

Il faut agir rapidement afin de respecter les délais :

  • pour les salariés devant bénéficier d’une Visite d’Information et de Prévention (VIP), vous devez organiser un rendez-vous dans les 3 mois suivant la date d’embauche du salarié.
  • concernant les salariés de moins de 18 ans et les travailleurs de nuit, cette VIP doit avoir lieu avant la prise de poste.
  • les salariés dont le poste présente certains risques doivent passer un examen médical d’aptitude à l’embauche avant la prise de leur fonction.

Etape clé 4 : Renseigner les informations concernant le salarié dans le registre du personnel

Dès son embauche, vous devez renseigner certaines mentions concernant votre salarié et son emploi sur le registre du personnel. Il s’agit des :

  • nom et prénom,
  • nationalité,
  • date de naissance,
  • sexe,
  • emploi et qualification,
  • type de contrat
  • dates d’entrée dans l’entreprise
  • pour les travailleurs étrangers (hors UE), type et numéro du titre valant autorisation de travail avec copie du titre  en annexe du registre
  • pour les salariés temporaires, mention « salarié temporaire » ainsi que nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire,

L’employeur doit consigner les mentions concernant les stagiaires dans une partie différente de celle des salariés. Par exemple à la fin du registre.

Si un même salarié a eu des contrats successifs (CDD d’usage ou extra par exemple), il est nécessaire, pour chaque contrat, d’indiquer sur une nouvelle ligne du registre les dates d’entrée et de sortie correspondantes.

Etape clé 5 : Remettre au salarié son contrat de travail

Lorsqu’il s’agit d’un CDI à temps complet, un contrat de travail n’est pas obligatoire. Toutefois, nous vous recommandons fortement d’établir un écrit. Ceci, afin de pouvoir y intégrer certaines dispositions particulières comme une période d’essai. 

Pour tous les autres types de contrat (CDD, CDI à temps partiel) vous devez impérativement établir un contrat de travail. 

Il convient de remettre au salarié le contrat rédigé le plus tôt possible afin qu’il sache à quoi il s’engage.

Pour un CDD, vous devez transmettre au salarié un exemplaire signé par vous et par lui au plus tard 48h après la date d’embauche. Pour plus d’informations sur le décompte les 48 heures, consulter l’article « le contrat de travail à durée déterminé ».

Etape clé 6 : Les autres documents à remettre au salarié

D’autres documents sont à remettre ou tenir à disposition du salarié:

– Le salarié doit pouvoir consulter la convention collective de l’entreprise sur son lieu de travail. 

Il est important d’afficher un avis comportant l’intitulé des conventions et des accords applicables dans l’établissement.

Il doit préciser le lieu où les textes se trouvent ainsi que les modalités permettant de les consulter.

– Vous devez remettre au salarié la notice portant sur la mutuelle santé et la prévoyance, le cas échéant.

– Vous devez remettre ou mettre à la disposition de votre salarié un exemplaire du règlement intérieur, le cas échéant, ainsi que les différentes chartes en vigueur dans l’entreprises. 

– Pour faciliter l’intégration du salarié, il est important d’établir un livret d’accueil que vous remettez au salariés dès l’embauche.

S’il s’agit de l’embauche de votre premier salarié, consultez aussi l’article embauche d’un 1er salarié, quelles démarches?

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Rédigé par K. SENE

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